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企业邮箱怎么使用?工作中发邮件应注意哪些问题?

栏目:企业邮箱, 公司邮箱, 国际邮箱, 海外邮箱, 邮箱注册   日期:2020-12-08   浏览量:168
摘要:

工作中,邮件是员工之间的正式沟通工具,非正式场合一般都会使用微信,相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好,如何正确使用邮件,避免因邮件沟通造成的一些问题,提高我们的工作效率。

一、企业邮箱群发邮件好用吗?

1、便安作任务,一个邮件给即可,无需发送,;
2,群发邮件可减少工作量、提升工作效率;
3,收件人的工作邮件明确;
4,同级之间互相群发邮件,方便各部分之间配合、协同工作,提升效率。

二、企业邮箱怎么使用?工作中发邮件应注意哪些问题?
随着企业信息化的不断发展,企业发展越来越需要企业邮箱,企业邮箱的存只是为了方便员工之间的交流,对外也是维护企业形象的一种方式,还可以保留一切工作沟通的重要信息,避免了因员工离职就无法知道原来的工作记录。

工作中,邮件是员工之间的正式沟通工具,非正式场合一般都会使用微信,相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好,如何正确使用邮件,避免因邮件沟通造成的一些问题,提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用:

(一)收件人、抄送人:

1、收件人,是必须要看和处理的人,并给予发件人反馈;
2、抄送人,是知晓者,不需要对这封邮件进行回复。

(二)邮件格式:

1、称呼,对待不同的人要有不同的称呼,要做到尊敬、礼貌,工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词,要正式规范;
2、落款,一般工作邮件中都会设置好自己的签名,包含自己的姓名、部门、联系方式,都会显示在邮件最下方,以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。

(三)邮件名称:

1、邮件名称要简明扼要,让收件人一目了然,知晓事情原委;
2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号,这样收到的人就会优先处理。

(四)邮件正文:

1、正文主要是描述事件始末,用词要正式,不要使用口头用语,尽量条理清晰,简明扼要,核心意思明确;
2、标点符号的使用上,少用感叹号,尤其是连用几个感叹号,会给人压迫感,感叹号是加重语气的,加强事件紧急性的,一般情况下慎用。

(五)发送邮件的目的:

1、向上级汇报工作进度的,需要有几个信息:事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度,最后这件事情达到什么样的效果,或者是造成什么样的影响;

2、向上级询问某件工作的解决办法,除了描述清楚事情原委外,对于问题,需要自己先想好多个解决办法,再寻求领导的意见,而不是把问题直接抛给领导来做决定;

3、需要其他同事协助并给予反馈的,需更加谨慎,言语中尽量避免指责对方,或者推脱责任,要用中立的态度描述始末,不能给对方留下把柄。需要得到反馈的,在邮件中要表明应反馈的时间节点,这样收件人也可以根据时间来给你反馈,避免了无限期的等下去;

4、对于非总结性邮件,都需要后续追踪事件发展的进度,及时的在每个节点,或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明,这样做事才是有始有终。

(六)邮件归档:

1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除,释放邮件内存,方便查找;

2、工作时间越久,会累计很多邮件,可以在收件箱里按照不同的工作性质,将邮件进行分类整理,使用不同的文件夹进行归纳,有利于事后查找。
掌握了使用工作邮件的技巧,我们就可以在工作中减少很多无效沟通,更好地做到权责分明,也避免了同事之间的个别纠缠,事半功倍。

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